Una estructura documental resulta útil cuando las personas reconocen en ella su trabajo. El diseño de un espacio parte de los documentos que recibe un equipo, las consultas que necesita hacer y las responsabilidades de sus integrantes.
Clasificación
Las propiedades y etiquetas describen cada documento. Conviene elegir criterios que puedan mantenerse al incorporar información y que faciliten búsquedas concretas.
Acceso
Las unidades organizativas y los permisos reflejan quién necesita consultar o gestionar la documentación.
Consultas habituales
Las consultas guardadas reúnen información que se utiliza con frecuencia, como contratos de un proveedor o documentación asociada a una operación.